Ejemplos de los Sistemas de Información en las organizaciones

Acontinuacion se muestra algunos ejemplos de los principales sistemas de informacion de acuerdo a la funciones basicas que realizan en la empresa:

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a) SISTEMAS DE VENTAS Y MARKETING:

Una empresa usa un Sistema de Ventas interconectado por Internet, con una línea básica, que registra la información por cada tienda. Le permite reportes consolidados sobre el estado global de la empresa a determinada hora. Mejora la asignación y el control de los clientes potenciales: promocione fácilmente a los clientes potenciales cualificados a nuevas oportunidades con un solo clic. Asigna automáticamente el cliente potencial correcto a la persona adecuada según los productos, zonas, importes o cualquier otro criterio.

b) SISTEMAS DE PRODUCCION:

En una Empresa panadera es muy importante que se supervise la fabricación de los panes y tortas, ya que de hecho depende de que tan sabrosos pueda estar el producto, por lo tanto, la compra o no del público. Se tiene que ser muy cuidadoso en cumplir las cantidades, el orden establecidos en los recetarios para que el resultado sea muy agradable y cumplir con las fechas de entrega de los productos a los clientes.

c) SISTEMAS DE FINANZAS Y CONTABILIDAD:

Una empresa puede a través de este sistema agilizar la gestión de sus finanzas orientadas a:

*Registro de clientes

*Programación de pagos

*Cobranzas

*Calendarización

*Amortizaciones

*Refinanciamiento reportes del ejercicio.

d) SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS:

Una empresa puede llevar programas de capacitación para sus empleados con el fin de mejorar la calidad de su desempeño en la empresa, mediante un sistema llevar el registro de todos sus empleados, el sueldo que reciben mensualmente,  saber en que sección de la empresa laboran y hasta llevar el control del registro de la hora a la que ingresan a diario, con el fin de mejorar la productividad de la empresa. [14]

OTROS EJEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMACION EN LAS EMPRESAS:

*Trámites de personal y compras, mantenimiento, reservación de aulas, laboratorios y equipos, traslado de material, nómina, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, planes formación de personal, control de asistencia, préstamos de biblioteca, entrega de beneficios)

Estos sistemas son escenciales para el buen funcionamiento de los demás niveles es muy importante ya que encontramos las diversas actividades cotidianas para la producción. [15]

* Algunas empresas que cuentan con diversos establecimientos comerciales utilizan las pantallas de publicidad dinámica como herramientas de comunicación interna. El director comercial de una cadena de electrodomésticos, por ejemplo, puede grabar y transmitir una sesión de formación simultánea para todos los vendedores antes de que el local abra sus puertas. A partir de esa hora, la pantalla se convierte de nuevo en un soporte publicitario que recomienda al cliente uno u otro producto, o que retransmite demostraciones de uso de ciertos electrodomésticos para atraer la atención de los clientes. [16]

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Impacto de los Sistemas de Información en las organizaciones

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A medida que transcurre el tiempo se van integrando nuevas ideas, tendencias e ideologías que transforman a la sociedad, crean nuevos gustos, se producen cambios impredecibles, la transmisión de información y entrega de servicios debe ser más rápida, etc. Por esto, las instituciones deben ir adaptándose a las nuevas condiciones que se le imponen, tanto interiores como exteriores influyendo a una modificación constante de los SI que poseen para no desaprovechar importantes oportunidades que pueden decidir el futuro de la organización.

Se debe destacar que los SI abarcan a la organización por completo ayudando con la toma de decisiones de rutina y estratégicas. Son los directivos y trabajadores quienes toman las decisiones sobre los SI, deciden sobre el diseño, determinan quién construye y opera los sistemas, y proporcionan los argumentos para construirlos. [12]

La implantación y uso de un sistema de información dentro de una organización regularmente desencadena una serie de consecuencias, de las cuales unas son positivas y otras no lo son. A continuación, algunas de las ventajas de contar con un sistema de información y algunos puntos negativos que las organizaciones deben enfrentar al implantar un sistema de información:

 Entre las ventajas de la utilización de un sistema de información computarizado:

• Control más efectivo de las actividades de la organización.
• Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.
• Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
• Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
• Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
• Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.
• Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.
• Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos. Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.

Entre las desventajas se puede encontrar:

• El tiempo que pueda tomar su implementación.
•La resistencia al cambio de los usuarios. Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.  [13]

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¿Qué es una organización?

1. 3. Las organizaciones

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• Para Ferrell, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, la "organización consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, que son necesarios para lograr las metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organización, especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el máximo éxito” (2004, p. 215). [8]
• Según Guerra Sotillo, la "organización es, a un mismo tiempo, acción y objeto. Como acción, se entiende en el sentido de actividad destinado a coordinar el trabajo de varias personas, mediante el establecimiento de tareas, roles o labores definidas para cada una de ellas, así como la estructura o maneras en que se relacionarán en la consecución de un objetivo o meta. Como objeto, la organización supone la realidad resultante de la acción anterior; esto es, el espacio, ámbito relativamente permanente en el tiempo, bajo el cual las personas alcanzan un objetivo preestablecido" (2008). [9]
• Según Munguía y Ocegueda las organizaciones son "todas las actividades dirigidas hacia la producción de bienes o la prestación de servicios, planeadas, coordinadas y controladas. Están constituidas por personas y por recursos físicos y materiales, financieros, tecnológicos, de mercadeo, etc." (2006, p. 5). [10]
• “Es una estructura social formal, estable, que toma recursos del entorno y los procesa para producir bienes y servicios. Esta decisión técnica se enfoca en tres elementos de una organización. El capital y el trabajo son los factores primarios de producción proporcionados por el entorno. La organización (la empresa) transforma estos insumos en bienes y servicios a través de una función de producción" (Laudon y Laudon, 2004, p. 75). [11]

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Clasificación

1. 2. Clasificacion de los Sistemas de información

Los sistemas componen una pirámide, sirviendo de apoyo esencialmente más no es exclusivo, a uno de los niveles jerárquicos conformados por el personal de la empresa. En esencia, se tiene en las organizaciones, tres tipos de sistemas de información especializados. [4]

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• Sistema de procesamiento de transacciones: (Registra las operaciones diarias). Estos sistemas permiten a la organización mejorar y mantener un seguimiento o registro de sus operaciones o transacciones rutinarias, cuyos datos son almacenadas en una base de datos. Es por esta razón que también se les llama sistemas de procesamiento de datos. Los datos de las operaciones son integrados a la base de datos, en la cual se registran las transacciones de la organización. La base de datos así conformada puede servir de apoyo a los otros tipos de sistemas de información. Un sistema común de procesamiento de transacciones en todas las empresas es el relacionado con el área de contabilidad. Entre las actividades que automatiza se encuentra el procesamiento de órdenes de venta, control de cuentas por cobrar, inventario, cuentas por pagar y nómina. [5]
• Sistema de información gerencial o administrativa: (Produce reportes estructurados). Es un tipo de sistema de información que arroja reportes estandarizados en forma breve y estructurada. Apoya la gestión del personal de rango medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de transacciones en que los primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto que el sistema de información gerencial realmente hace uso de la base de datos. Puede requerir de administración de la base de datos que integre las bases de datos de los diferentes departamentos. [6]
• Sistema de apoyo ejecutivo o soporte de decisiones: (Apoyo al análisis de situaciones imprevistas). Se diferencia de los anteriores, en que es una herramienta flexible de análisis que produce reportes sin formato fijo. Estos sistemas permiten a los gerentes obtener respuestas a problemas inesperados y relativamente excepcionales. Existen algunas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que deben enfrentarse muy ocasionalmente o incluso una sola vez. Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o directivo) pueda solicitar informes definiendo el contenido y la manera de presentar la información. El criterio de los directivos juega un papel importante en la toma de decisiones en problemas no estructurados. Los sistemas que dan soporte, se limitan a respaldar, pero no reemplazan el criterio del directivo. [7]

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Deficiones

1. 1. Los Sistemas de información

• Laudon y Laudon afirman que " los sistemas de información son un conjunto de componentes interrelacionado que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos y a crear productos nuevos" (2006, p. 12). [1]

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• Según De Pablos "un sistema de información es un conjunto de recursos técnicos, humanos y económicos, interrelacionándolos dinámicamente, y organizados en torno al objetivo de satisfacer las necesidades de información de una organización empresarial para la gestión y la correcta adopción de decisiones" (2004, p. 34). [2]
• Stair y Reynolds afirman que "un sistema de información es un tipo especializado de sistema que puede definirse de muchas maneras. Como ya se dijo, un SI es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e información y para promover un mecanismo de retroalimentación en pro del cumplimiento de un objetivo" (2000, p. 15). [3]

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